Aktenverwaltung für Rechtsanwaltsfachangestellte: Online-Quiz und Übungen

Question 1

Welcher Schritt bildet die Grundlage bei der Anlage einer neuen Akte?

Accepted Answer

Vergabe einer eindeutigen Aktennummer

Answer

Erstellung eines Aktendeckels

Answer

Sichtung des Inhalts der Dokumente

Answer

Ablage im Archiv

Question 2

Was ist die Funktion eines Aktenplans?

Accepted Answer

Reglung zur Aufbewahrung und Vernichtung von Akten

Answer

Auflistung aller aktiven Akten

Answer

Festlegung der zulässigen Aktenzeichen

Answer

Verzeichnis der zuständigen Bearbeiter

Question 3

Was kennzeichnet eine Teilakte?

Accepted Answer

Eine Akte, die zu einer übergeordneten Akte gehört

Answer

Eine Akte, die ausschließlich für interne Zwecke bestimmt ist

Answer

Eine Akte, die zu einem bestimmten Thema angelegt wird

Answer

Eine Akte, die als Grundlage für eine neue Akte dient

Question 4

Welche der folgenden Aussagen beschreibt die rechtliche Grundlage der Aktenverwaltung korrekt?

Accepted Answer

Die rechtlichen Grundlagen sind in verschiedenen Gesetzen und Vorschriften geregelt.

Answer

Die rechtlichen Grundlagen sind nur im Handelsgesetzbuch festgelegt.

Answer

Es gibt keine rechtlichen Grundlagen für die Aktenverwaltung.

Question 5

Welche Angabe gehört NICHT zu den Bestandteilen eines Aktenplans?

Accepted Answer

Aktenbearbeiter

Answer

Aktenkategorie

Answer

Aktentitel

Question 6

Welches Prinzip liegt der Anlage von Akten zugrunde?

Accepted Answer

Sachprinzip

Answer

chronologisches Prinzip

Answer

Personenprinzip

Question 7

Welche rechtliche Grundlage gilt für die Aktenverwaltung?

Accepted Answer

Aktenordnung (AO)

Answer

Handelsgesetzbuch (HGB)

Question 8

Welchem Zweck dient die Aktenverwaltung in erster Linie?

Accepted Answer

Gewährleistung von Rechtssicherheit und Nachvollziehbarkeit

Answer

Ermöglichung des schnellen Auffindens von Informationen

Answer

Einsparung von Kosten

Answer

Optimierung von Arbeitsabläufen

Question 9

Nach welchem Prinzip wird Schriftgut in Akten geordnet?

Accepted Answer

Nach Sachgebieten

Answer

Alphabetisch

Answer

Chronologisch

Answer

Nach Wichtigkeit

Question 10

Was ist ein Aktenplan?

Accepted Answer

Eine Übersicht über alle Akten einer Kanzlei

Answer

Ein Verzeichnis aller Schriftstücke einer Akte

Answer

Eine Sammlung von Musterschreiben

Answer

Ein Formular zur Aktenanlage

Question 11

Was besagt das Prinzip der Aktenführungstreue?

Accepted Answer

Akten müssen vollständig und unverändert geführt werden

Answer

Akten dürfen nachträglich nicht verändert werden

Answer

Akten müssen immer chronologisch geführt werden

Answer

Akten müssen nach ihrem Eingang bearbeitet werden

Question 12

Welche Aufbewahrungsfristen gibt es für Akten?

Accepted Answer

Je nach Aktenart unterschiedlich

Answer

10 Jahre

Answer

20 Jahre

Answer

30 Jahre

Question 13

Was versteht man unter Aktenaussonderung?

Accepted Answer

Vernichtung von Akten, die keine rechtliche oder historische Bedeutung mehr haben

Answer

Übergabe von Akten an ein Archiv

Answer

Archivierung von Akten, die noch benötigt werden

Answer

Sortierung von Akten nach Sachgebieten

Question 14

Welcher Begriff bezeichnet das Verzeichnis, welches die Ablagestruktur und den Inhalt einer Akte definiert?

Accepted Answer

Aktenplan

Answer

Ablageplan

Answer

Schriftgutverzeichnis

Answer

Registratur

Question 15

Welche Maßnahme dient dem Schutz von Akten vor unerlaubtem Zugriff?

Accepted Answer

Verschlussvermerk

Answer

Aktenvernichtung

Answer

Digitalisierung

Answer

Archivierung

Question 16

Welches Kriterium ist bei der Bildung einer Akte zu beachten?

Accepted Answer

Sachliche Zusammengehörigkeit

Answer

Größe des Schriftguts

Answer

Alter des Schriftguts

Answer

Herkunft des Schriftguts

Question 17

Was ist ein Ablageplan?

Accepted Answer

Ein Verzeichnis, welches die Ordnung und Ablage von Schriftgut regelt

Answer

Eine Aufzählung der in einer Akte enthaltenen Dokumente

Answer

Ein Dokument, welches den Aktenverlauf beschreibt

Answer

Ein Plan, welcher die Aufbewahrungsfristen für Akten festlegt

Question 18

Welche der folgenden Aussagen beschreibt die Rolle der Aktenverwaltung in der Büroorganisation am besten?

Accepted Answer

Effiziente Aufbewahrung und Verwaltung von Dokumenten

Answer

Nur für abgeschlossene Vorgänge relevant

Answer

Nicht für elektronische Dokumente zuständig

Answer

Nur für die Rechtsanwaltsbranche relevant

Question 19

Welcher der folgenden Zwecke wird mit der Aktenanlage verfolgt?

Accepted Answer

Alle diese Zwecke

Answer

Dokumentation von Geschäftsvorgängen

Answer

Vereinfachung der Informationsbeschaffung

Answer

Rechtssicherheit

Question 20

Welche Grundsätze gelten für die Aktenführung nach dem aktenplanmäßigen Registratursystem?

Accepted Answer

Alle genannten Grundsätze

Answer

Registraturprinzip

Answer

Provenienzprinzip

Answer

Aktenplanprinzip

Question 21

Welcher der folgenden Vorteile ergibt sich aus der digitalen Aktenverwaltung?

Accepted Answer

Alle genannten Vorteile

Answer

Platzersparnis

Answer

Schnellere Informationsbeschaffung

Answer

Bessere Bearbeitungsmöglichkeiten

Question 22

Welche der folgenden Aufgaben hat die Ablage?

Accepted Answer

Alle genannten Aufgaben

Answer

Aufbewahrung von Akten in sachlicher und zeitlicher Ordnung

Answer

Ermöglichung des schnellen Auffindens von Akten

Answer

Sicherung der Akten vor unbefugtem Zugriff

Question 23

Welche der folgenden Folgen können sich aus einer mangelhaften Aktenverwaltung ergeben?

Accepted Answer

Alle genannten Folgen

Answer

Zeitverlust

Answer

Informationsverluste

Answer

Haftungsrisiken

Question 24

Welche der folgenden Aufgaben hat der Schriftgutumlaufplan?

Accepted Answer

Alle genannten Aufgaben

Answer

Regelung des Ganges der Schriftstücke innerhalb der Behörde

Answer

Festlegung des Bearbeitungswegs für verschiedene Schriftgutarten

Answer

Sicherstellung der zeitnahen Bearbeitung von Schriftstücken

Question 25

Nach welchem Prinzip erfolgt die Ablage von Akten in einem Aktenregal nach dem Aktenplan?

Accepted Answer

Numerisch nach Aktenzeichen

Answer

Chronologisch nach Eingangsdatum

Answer

Alphabetisch nach Aktentitel

Answer

Geografisch nach Mandant

Question 26

Was ist der Hauptzweck eines Aktenvermerks?

Accepted Answer

Dokumentation von Vorgängen und Tätigkeiten

Answer

Zuordnung von Akten zu Mandanten

Answer

Vergabe von Aktenzeichen

Answer

Identifizierung von Akten

Question 27

Welche Art von Schriftgut unterliegt nicht der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht?

Accepted Answer

Entwürfe von Schreiben

Answer

Verträge

Answer

Rechnungen

Answer

Korrespondenz mit Mandanten

Question 28

Wann dürfen Akten vernichtet werden?

Accepted Answer

Nach Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen

Answer

Am Ende eines jeden Kalenderjahres

Answer

Auf Anweisung des Vorgesetzten

Answer

Nach Zustimmung des Mandanten

Question 29

Was ist ein wesentliches Merkmal einer elektronischen Akte?

Accepted Answer

Zugriffsmöglichkeit für mehrere Nutzer gleichzeitig

Answer

Bearbeitung ausschließlich durch den Aktenverantwortlichen

Answer

Aufbewahrung nur auf Papier

Answer

Verwendung ausschließlich im Original

Question 30

Welche Aufgabe hat der Aktenverantwortliche?

Accepted Answer

Sicherstellung der ordnungsgemäßen Führung und Verwaltung der Akten

Answer

Bearbeitung von Aktenvorgängen

Answer

Überwachung der Aktenvernichtung

Answer

Erstellung von Aktenplänen

Question 31

Die Aktenordnung dient dazu,

Accepted Answer

die Aktenverwaltung zu regeln und zu vereinheitlichen

Answer

den Datenschutz zu gewährleisten

Answer

die Akteneinsicht zu beschränken

Question 32

Welche Angaben sind im Aktenplan enthalten?

Accepted Answer

Aktenzeichen, Aktentitel, Aufbewahrungsfrist

Answer

Aktenformat, Aktenmaterial, Aktenlaufzeit

Answer

Aktennummer, Akteninhalt, Aktenverantwortlicher

Answer

Aktensignatur, Aktenbestand, Aktenart

Question 33

Wie ist ein Aktenzeichen aufgebaut?

Accepted Answer

Eine fortlaufende Nummer und eine Bezeichnung für den Akteninhalt

Answer

Das Geburtsdatum des Aktenerstellers und der Aktentitel

Answer

Der Name des Aktenverantwortlichen und das Aktenformat

Question 34

Wie lange müssen Akten aufbewahrt werden?

Accepted Answer

Nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen

Answer

Solange sie benötigt werden

Answer

Unbegrenzt

Answer

Bis zum Eintritt der Verjährung

Question 35

Was ist der Unterschied zwischen Aktenvernichtung und Aktenaussonderung?

Accepted Answer

Bei der Aktenvernichtung werden Akten endgültig zerstört, bei der Aktenaussonderung werden Akten aus der aktiven Aktenverwaltung entfernt

Answer

Bei der Aktenvernichtung werden Akten digitalisiert, bei der Aktenaussonderung werden Akten gedruckt

Question 36

Welche Maßnahmen dienen der Sicherung der Aktenintegrität?

Accepted Answer

Regelmäßige Datensicherung, Zugriffskontrollen, physische Sicherung

Answer

Auslagerung der Akten an einen externen Dienstleister

Answer

Vernichtung alter Akten, Archivierung wichtiger Akten

Answer

Verwendung von Wasserzeichen

Question 37

Welche Grundsätze sind bei der Aktenablage zu beachten?

Accepted Answer

Systematik, Ordnung, Übersichtlichkeit

Answer

Flexibilität, Anpassungsfähigkeit, Individualität

Answer

Schnelligkeit, Einfachheit, Kosteneffizienz

Answer

Vollständigkeit, Richtigkeit, Aktualität

Question 38

Welche Aufgaben gehören zum Berufsbild eines Rechtsanwaltsfachangestellten im Bereich Aktenverwaltung?

Accepted Answer

Anlegen, Pflegen und Verwalten von Akten, Erstellen von Aktenplänen, Durchführen von Aktenvernichtung

Answer

Führen von Gerichtsprozessen, Verfassen von Rechtsgutachten, Beratung von Mandanten

Question 39

Welche Angaben gehören zwingend auf den Aktendeckel?

Accepted Answer

Aktenzeichen, Betreff, Datum

Answer

Aktenzeichen, Absender, Empfänger

Answer

Betreff, Datum, Ansprechpartner

Answer

Absender, Empfänger, Ansprechpartner

Question 40

Was ist der primäre Zweck des Aktenzeichens?

Accepted Answer

Eindeutige Identifikation einer Akte

Answer

Name des Sachbearbeiters, der für die Akte zuständig ist

Answer

Bezeichnung des Ordners, in dem die Akte abgelegt wird

Question 41

Welche Schriftstücke gehören zum gemäß gesetzlichen Regelungen dauerhaft aufzubewahrenden Schriftgut?

Accepted Answer

Geschäftsbriefe, Rechnungen, Verträge

Answer

Telefonlisten, Adressbücher, Broschüren

Answer

Notizen, Entwürfe, E-Mails

Answer

Zeitungen, Zeitschriften, Kataloge

Question 42

Was ist ein Aktenplan?

Accepted Answer

Eine systematische Auflistung aller in einer Behörde oder einem Unternehmen geführten Akten

Answer

Eine Sammlung von Musterschreiben und -dokumenten

Answer

Ein Verzeichnis der Akten, die in einem bestimmten Ordner abgelegt sind

Question 43

Welche Tätigkeiten fallen unter die Pflege von Akten?

Accepted Answer

Nachtragen von Schriftstücken, Aktualisieren von Vermerken, Ausscheiden von Altakten

Answer

Anlegen neuer Akten, Erstellen von Aktenplänen, Vernichten von Akten

Answer

Kopieren von Schriftstücken, Scannen von Dokumenten, Archivieren von Akten

Question 44

Was ist die primäre Aufgabe einer Registratur?

Accepted Answer

Zentrale Annahmestelle und Sammelstelle für Schriftgut

Answer

Stelle, die für die Digitalisierung von Schriftgut zuständig ist

Answer

Ablageort für alle Akten einer Behörde oder eines Unternehmens

Question 45

Welche Voraussetzungen muss ein Aktenvernichtungsunternehmen erfüllen?

Accepted Answer

Erlaubnis der zuständigen Behörde, Einhaltung von Datenschutzbestimmungen

Answer

Besitz einer Betriebshaftpflichtversicherung, regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter

Answer

Mitgliedschaft in einem Berufsverband, Zertifizierung nach ISO-Norm

Question 46

Welche Maßnahmen dienen der Datensicherheit bei der elektronischen Aktenführung?

Accepted Answer

Zugangskontrollen, Verschlüsselung, Datensicherung

Answer

Regelmäßige Software-Updates, Virenschutz, Firewall

Answer

Schulungen der Mitarbeiter, Notfallpläne, Papierakten als Backup

Answer

Sichere Passwörter, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Cloud-Speicher

Question 47

Was ist das Hauptziel einer Aktenordnung?

Accepted Answer

Bereitstellung vereinheitlichender Regelungen für die Aktenverwaltung

Answer

Definition von Aufbewahrungszeiten für Schriftgut

Answer

Festlegung der Zuständigkeiten für die Aktenführung

Question 48

Welche Vorteile bietet die elektronische Aktenführung im Vergleich zur Aktenführung in Papierform?

Accepted Answer

Schnellere Suche, Platzersparnis, Zugriff von überall

Answer

Einfache Bearbeitung, Möglichkeit der Zusammenarbeit, digitale Signatur

Answer

Geringere Kosten, verbesserte Sicherheit, automatische Archivierung

Question 49

Was ist der Hauptzweck eines Aktenplans?

Accepted Answer

Systematische Ordnung und Verwaltung von Schriftgut

Answer

Verwaltung von elektronischen Akten

Answer

Festlegung der Aufbewahrungsfristen für Akten

Answer

Ermittlung der rechtlichen Grundlage für Aktenvorgänge

Question 50

Wie wird Schriftgut abgelegt, das an mehrere Empfänger verteilt werden soll?

Accepted Answer

Rundlauf

Answer

Fortlaufende Ablage

Answer

Numerische Ablage

Question 51

Was versteht man unter einer Reinschrift?

Accepted Answer

Ein druckreifes Schriftstück

Answer

Eine Kopie eines Schriftstücks

Answer

Ein Entwurf eines Schriftstücks

Answer

Ein Scan eines Schriftstücks

Question 52

Welche der folgenden Angaben müssen auf einem Ausgangsbrief unbedingt vorhanden sein?

Accepted Answer

Datum, Unterschrift, Anschrift des Empfängers

Answer

Anlageverzeichnis, Verteiler, Kopievermerk

Answer

Geschäftszeichen, Aktenzeichen, Betreff

Answer

Seitenzählung, Paraphe, Stempel

Question 53

Was ist der Unterschied zwischen einem Aktenvorgang und einem Geschäftsvorgang?

Accepted Answer

Ein Aktenvorgang umfasst alle Schriftstücke zu einem Vorgang, während ein Geschäftsvorgang den Vorgang selbst darstellt.

Answer

Ein Aktenvorgang betrifft nur interne Vorgänge, während ein Geschäftsvorgang auch externe Vorgänge umfasst.

Answer

Ein Geschäftsvorgang ist immer zeitlich begrenzt, während ein Aktenvorgang unbegrenzt sein kann.

Question 54

Welche der folgenden Tätigkeiten gehört NICHT zur Schriftgutverwaltung?

Accepted Answer

Beschaffung von Büromaterial

Answer

Anlegen von Akten

Answer

Bearbeitung von Posteingängen

Question 55

Was ist ein Aktenplan?

Accepted Answer

Ein Verzeichnis der im Unternehmen vorhandenen Aktenarten und ihrer Ordnungsprinzipien

Answer

Eine Vorschrift zur Aufbewahrung von Akten

Answer

Eine Sammlung aller Akten des Unternehmens

Question 56

Welche Angaben müssen auf einem Aktendeckel mindestens enthalten sein?

Accepted Answer

Aktenzeichen, Aktentitel, Sachbearbeiter

Answer

Datum, Absender, Empfänger

Answer

Seitenzählung, Paraphe, Stempel

Answer

Geschäftszeichen, Betreff, Anlageverzeichnis

Question 57

Welche der folgenden Angaben ist KEIN Bestandteil eines Aktendeckels?

Accepted Answer

Telefonnummer

Answer

Beteiligte

Answer

Betreff

Answer

Aktenzeichen

Question 58

Welche Norm regelt die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung?

Accepted Answer

DIN 5015

Answer

ISO 9001

Answer

GDPR

Answer

GBU

Question 59

Welche der folgenden Aufgaben gehört NICHT zu den Tätigkeitsfeldern einer Aktenverwaltung?

Accepted Answer

Personalwesen

Answer

Aktenaussonderung

Answer

Anlegen von Akten

Answer

Aktenarchivierung

Question 60

Welcher der folgenden Aktenbestandteile dient der Identifikation einer Akte?

Accepted Answer

Aktenzeichen

Answer

Schlagworte

Answer

Gliederung

Answer

Betreff

Question 61

Welche der folgenden Aktenarten wird in der Regel nach 10 Jahren ausgesondert?

Accepted Answer

Personalakte

Answer

Geschäftsakte

Answer

Gerichtsakte

Answer

Projektakte

Question 62

Was ist das Ziel der Aktenplanerstellung?

Accepted Answer

Vereinheitlichung der Aktenführung

Answer

Ermöglichung der digitalen Aktenführung

Answer

Reduzierung des Aktenbestands

Answer

Einführung eines neuen Aktenverwaltungssystems

Question 63

Welche der folgenden Angaben gehört NICHT zu den Bestandteilen eines Schriftgutverwaltungsplans?

Accepted Answer

Lagerkapazitäten

Answer

Aktenarten

Answer

Verantwortlichkeiten

Answer

Aufbewahrungsfristen

Question 64

Welche Technik dient der effizienten Aufbewahrung von Akten?

Accepted Answer

Aktenregale

Answer

Aktenvernichter

Answer

Aktenmappen